La signature numérique

Avec l’avènement des systèmes informatiques et la dématérialisation, la signature électronique est devenue une nécessité. Tout comme la signature manuscrite, elle permet de valider la conformité d’un document. Dans un monde qui s’oriente vers le tout-numérique, la signature électronique devient donc un élément incontournable.

C’est la transposition dans le monde numérique de la signature manuscrite. Ce n’est pas un scan de la signature manuscrite. Elle permet de garantir l’identité du signataire, l’intégrité et la provenance du document. La signature électronique a donc la même valeur juridique que la signature manuscrite. En effet, une signature électronique consiste en l’usage d’un procédé fiable d’identification garantissant le lien de la signature avec l’acte auquel elle s’attache. Le procédé est réputé fiable jusqu’à preuve du contraire. Les outils utilisés pour authentifier la signature électronique sont nombreux. Il s’agit dans la majorité des cas d’un certificat numérique porté sur différents supports qui permet d’identifier le signataire et de garantir l’intégrité du document.

La signature électronique pour plus de sécurité

La signature électronique est une signature qui ne se voit pas, invisible donc puisque constituée de caractères cryptés qui n’apparaissent pas dans le contenu du document à signer. Cette signature permet non seulement d’authentifier l’auteur du document mais également de contrôler ses modifications ou ses altérations. Tous les documents électroniques, tous les types de fichiers peuvent être signés électroniquement pourvu que vous ayez le bon logiciel pour le faire. Vous pourrez alors signé vos devis, vos bons de commande, vos fiches de paie… comme vous le faisiez auparavant avec vos documents papier. Vous gagnerez du temps, vos documents seront fiables et l’engagement du signataire tout aussi définitif qu’une signature sur du papier.

Encadrée par la réglementation européenne et l’EIDAS (Règlement européen sur l’identification électronique et les services de confiance pour les transactions électroniques), la signature électronique possède la même valeur juridique que la signature papier. Un document signé électroniquement a donc la même valeur devant les tribunaux qu’un document papier signé. Mais les choses ne sont pas tout à fait aussi simples car pour que le signataire d’un document signé électroniquement soit formellement lié au document signé, il faut que ce document comporte une signature dite « avancée » ou « qualifiée » c’est-à-dire fournie par un prestataire de services de certification électronique. Si ce n’est pas le cas, il reviendra au responsable de l’entreprise et à l’organisme qui a fourni l’outil de prouver la fiabilité du document.

Comment ça marche ?

Tout  dépendra de la solution que vous aurez choisie. En règle générale, vous utilisez un logiciel, une API (interface de programmation qui permet le dialogue entre différents logiciels),  fournis par votre prestataire.
Pour envoyer un document à signer, vous le téléchargez à partir de votre ordinateur ou d’un site de partage de fichiers sur votre logiciel, vous ajoutez les signataires toujours à partir du logiciel puis vous insérez des balises aux endroits où vous souhaitez ces signatures. Vous transmettez ensuite votre document par mail (avec un lien). Vos destinataires ouvre le document à signer et sont guidés par les balises insérées, ne reste plus qu’à signer le document.